Projecto “e-Arquivos” estudo de caso do arquivo municipal de Ponte de Lima

Abstract

This communication sets out some methodological and technical operations that the Ponte de Lima county is taking over during the process of dematerialisation of their analogical information processes, that compose the current Municipal Active and Permanent Information System. Within the scope of the information society and taking into consideration the central role of information as a dynamic motor for the municipality in providing products and information services to its citizens, it is necessary a new approach in the production, management, organization, representation, circulation and retrieval of information, by adopting the technologies needed for the transformation it creates. Thus, the Municipal Information System Active and Permanent positions itself on a dynamic organic-functional context, which can be studied and processed based on a systematic point of view, in light of the new paradigm - post-custodial, informational and scientific – of information science. The Arquivo Municipal of Ponte de Lima intends to assert itself as an important element in the implementation of administrative modernisation, both by means of studying the user’s informational behaviour and optimising informational flows, improving thus the rendering of multi-channel services (digital and analogical), both for internal users (municipal services) and for external users (residents). The methodology described in this communication focuses on presenting a case study, developed under the project «e-archives» subject to the application Sama funded by NSRF, which includes the dematerialisation of Private Works Procedures. The dematerialisation of these processes requires the identification of document types, of the type of processes and information flows, with a view to simplify and streamline existing procedures and adjust informational flows, arising from the informational behaviour of the several parts involved. These decisions, related with the processing of information, will have major repercussions on the development of a framework for online services to be provided by the county to its citizens.

Nesta comunicação apresentam-se algumas operações metodológicas e técnicas que o Município de Ponte de Lima assume no decurso da desmaterialização dos seus processos de informação analógica, que compõem o seu actual Sistema de Informação Municipal Activo e Permanente. No actual contexto da sociedade da informação, tendo em atenção o papel central e fulcral da informação como motor dinâmico do município na disponibilização de produtos e serviços de informação aos seus cidadãos, requer-se uma nova abordagem na produção, gestão, organização, representação, circulação e recuperação da informação, com a adopção dos meios tecnológicos necessários para as transformações que dela decorre. Deste modo, o Sistema de Informação Municipal Activo e Permanente enquadra-se num contexto orgânico-funcional dinâmico, que pode ser estudado e tratado com base numa perspectiva sistémica, à luz do novo paradigma - pós-custodial, informacional e científico - da ciência da informação. O Arquivo Municipal de Ponte de Lima pretende-se afirmar como elemento vital na implementação da modernização administrativa, quer através do estudo do comportamento informacional dos utilizadores, quer através da optimização dos fluxos informacionais, melhorando, deste modo, a prestação de serviços multi-canal (digitais e analógicos), tanto para os utilizadores internos (serviços municipais), como para os utilizadores externos (munícipes). A metodologia exposta nesta comunicação centra-se na apresentação de um caso de estudo, desenvolvido no âmbito do projecto “e-Arquivos”, objecto de candidatura ao SAMA financiado pelo QREN, que compreende a desmaterialização dos Processos de Obras Particulares. A desmaterialização destes processos pressupõe a identificação das tipologias documentais, do tipo de processos e dos fluxos de informação, com vista à simplificação e racionalização dos procedimentos existentes e ao reajustamento dos fluxos informacionais, decorrente do comportamento informacional dos vários agentes envolvidos. Estas decisões implícitas ao tratamento da informação terão grandes repercussões no desenvolvimento de uma framework de serviços online a serem disponibilizados pelo município aos seus cidadãos