A descrição normalizada de arquivos como condição sine qua non para a eficaz recuperação e comunicação da informação na Web

Abstract

This paper, developed in the context of historical Archives, shows the importance of describing archives in a standardized way, in light of the Guidelines for Archival Description (GAD), to create finding aids that speed up the recovery and dissemination of the information contained therein. After a brief theoretical context of archives and their basic principles, we present some reflections on the methodology to be adopted in the construction of standardized tools – reliable and interoperable across platforms Web management / documentary description – and the dissemination of these instruments through web. Finally, we make a brief analysis of the automated platform for archival description Archeevo. Next, we make a brief description, with some points of reflection, regarding the automated platform for archival description Archeevo by completing the article with a brief summary of the most relevant aspects to be en account information and standardized description of the impacts that result from to their communication.

O presente artigo, desenvolvido no contexto de Arquivos definitivos ou históricos, procura evidenciar a importância de descrever fundos de forma normalizada, à luz das Orientações para a Descrição Arquivística (ODA), de modo a criar instrumentos de descrição que agilizem a recuperação e a comunicação da informação neles contida. Após uma breve contextualização teórica da Arquivística e dos seus procedimentos, apresentam-se algumas reflexões relativas a estes mesmos procedimentos, no que toca à construção de instrumentos normalizados – fiáveis e interoperáveis, através das plataformas Web de gestão/descrição documental – e à comunicação desses instrumentos via Web. Seguidamente faz-se uma breve descrição, com alguns pontos de reflexão, relativa à plataforma automatizada de descrição arquivística Archeevo, concluindo o artigo com uma breve súmula dos aspetos mais relevantes a ter em conta na descrição normalizada da informação e dos impactos que daí advêm para a sua comunicação.